Digitalizáció a kis- és középvállalkozói szektorban lépésről lépésre (Connect Recap II.)
A Blue Colibri III. Connect konferenciáján idén a kkv-k kihívásairól kiemelt szekcióban beszélgettek meghívott vendégeink. Andorka Anikó, a Valueteam Group szervezetfejlesztési tanácsadója vezette azt a – kkv-k számára szuperinformatív – panelt, amelyben a versenyképességhez ma már kikerülhetetlen mérföldkőről, a kkv-k digitalizációjáról osztották meg személyes tapasztalataikat a résztvevők: Gódor Petra (HR- és szervezetfejlesztési vezető – PlazmaPont), Havér Balázs (HR Outsourcing Digitalization Sales Manager Prohuman Payroll – Prohuman Zrt.) és Kuntner Andrea (partner, a JVSZ fb-elnöke – VGD Hungary Kft.). Nézzük, milyen az élet egy kkv-ban a digitalizáció előtt és után.
Ha a kkv-d fejlődik, a papíralapú rendszer előbb-utóbb fenntarthatatlanná válik!
„8 éve még csak 4 telephelyünk volt, 80 munkavállalóval. Ma 12 telephelyen vagyunk, több mint 300-an, 8 városban. Ez a dinamikus növekedés megkövetelte, hogy mind HR-vonalon, mind szervezetfejlesztési vonalon átvizsgáljuk a folyamatainkat. Ami működött a korábbi szervezeti mérettel, az ma már nem működik” – mutatott rá Gódor Petra (a PlazmaPont gyógyszeripari vállalat képviseletében), hogy milyen kihívásokat rejt magában egy cég növekedése.
Mivel több száz kilométerre is vannak egymástól telephelyeik, például a szabadságkérelmek rögzítése elég körülményesen ment. Kinyomtatták, felpostázták a székhelyükre, ügyvezető aláírta és visszapostázta. Ennek nyilván volt egy átfutása, közben pedig jó pár részlet meg is változhatott. A szabadság már nem akkor volt, a kollégák variáltak, volt, aki táppénzre ment, kilépett közben stb. „Ez így fenntarthatatlan – tette hozzá Petra. – Felismertük, hogy vannak olyan folyamatok, amikben igenis lépnünk, változtatnunk kell, és mi egy nagyon komoly digitalizációs utat jártunk be.” A digitalizáció révén náluk egy ilyen folyamat pillanatokra rövidült. A vezető egy okostelefonról egyetlen gombnyomással jóvá tudja hagyni a szabadságokat.
Ha kkv-ügyfeleknek szolgáltatsz, az ő digitalizációjukat is beindíthatod – de van, ahol ez lassabban megy, szóval türelem!
A Prohuman csapatának mindkét oldalt meg kellett tanulnia, mert nemcsak saját belső folyamataikat digitalizálták, hanem kkv-ügyfeleiket is igyekeznek átterelni erre az útra. Havér Balázs elmondta, hogy a bérszámfejtés tíz évvel ezelőtt egy szigorúan papír alapon működő folyamat volt. „Még ma is sok cégnél így zajlik a munkaidő-nyilvántartás, -tervezés és -adminisztráció, míg ugyanezen a piacon találhatunk rengeteg olyan céget, ahol már teljesen elektronikusan működik mindez” – részletezte.
A Prohumannál ma az egyik emeleten a bérszámfejtési csapat van, a másik emeleten a tb-ügyintézés. A bérszámfejtésen nem látunk papírt, csak szoftveres megoldások vannak, gépek előtt ülnek emberek, és kommunikálnak az ügyfelekkel. Ezzel szemben a tb-ügyintézés a jogszabályi háttér miatt ma is papír alapon működik: ugyanúgy hegyekben állnak a papírok és mappák, ahogy régen. Ez a széles skála pedig megtalálható az ügyfeleiknél is.
Havér Balázs szerint mindenki érzi, hogy kell fejlődni, változtatni, de aki a papíralapú rendszerekben ragad, annak az a hátránya, hogy épp ezért nincs is ideje fejleszteni, olyan sok erőt, energiát, időt éget el a papíralapú rendszerek fenntartása.
„Ez egy hosszú folyamat. Sok szoftver és lehetőség rendelkezésre áll már a piacon, de nagyon erősen mellé kell tenni az emberek szemléletének a megváltoztatását is, a tanulást, és ezzel kell továbblépni.”
Ha külföldi partnerekkel is dolgozol, szinte már nincs is más út, mint a digitalizáció…
Kuntner Andrea, a JVSZ fb-elnöke (VGD Hungary) bemutatta a kkv-s digitalizáció egy másik izgalmas aspektusát. Ők a gazdasági tanácsadás területén szolgáltatnak, amiben számvitel, adó, valamint payroll is van, és a kezdetektől elsősorban külföldi tulajdonú ügyfelekkel dolgoznak. „A külföldi ügyfelekkel muszáj volt a papíralapú elszámolásoktól eltérni, és nagyon gyorsan, mind a számviteli rendszerben, mind a payrollban átállni digitális programokra, riportokra, megoldásokra, főleg a kommunikáció miatt” – részletezte Kuntner Andrea.
Ha kkv-ként most tervezel belevágni a digitalizációba, mutatunk pár opciót az első lépésre
Hol tart az adott szervezet?
Havér Balázs szerint az az első kérdés, ha digitalizálásba kezdünk. Ha még minden papír alapon működik, akkor szerinte érdemes első körben az alapvető mindennapi adminisztrációs feladatokat (munkaidő, szabadságok, bérszámfejtés) digitalizálni. „A következő lépcsők lehetnek már a HR-folyamatok, a HR-adatkezelés, dokumentumkezelés, elektronikus aláírás” – részletezte. Ami biztos, hogy a digitalizáció révén rengeteg adat is keletkezik. Különösen egy fejlettebb szervezet esetén, ha már az alrendszerek is digitalizálva vannak, ez már egy olyan adatmennyiség, ami a döntéshozatalt is megkönnyíti.
Kell egy fórum, ahol közvetlenül áramlik az információ!
Gódor Petra szerint mielőtt bármit is digitalizálnának a vállalaton belül, meg kell vizsgálni a belső kommunikációt. “Mindegy, hogy mekkora a szervezet, van-e HR vagy nincs. Tapasztalatom szerint a legtöbb konfliktus a szervezetekben abból adódik, hogy az információk nem pontosak: nem pontosan érkeznek, torzak, vagy egyszerűen csak nincsenek ott az érintettek számára” – tette hozzá.
Érdemes ezért megvizsgálni, hogyan jut el az információ a szervezeten belül nem csak felülről lefelé, hanem alulról fölfelé is. A cél a hatékony működés, ennek pedig része, hogy tudjunk az esetleges problémákról is. „A nulladik pillanatban! Amikor még nem burjánzott el a probléma, nem ment át más munkavállalókra, nem okozott megosztottságot a szervezetben. Nekünk a legnagyobb büszkeségünk a 0–24 órás HR-chat. Itt a munkavállaló nevét vállalva és anonim módon is be tudja küldeni az ötletét, panaszát, észrevételét” – emelte ki Gódor Petra.
Saját digitális platform + egy lelkes csapat!
A VGD több mint 60 munkavállalójának telefonján VGD Birdie néven fent van a Blue Colibri applikációja. Kuntner Andrea elmondta, hogy náluk az appon keresztül működik az ötletláda, az anonim bejelentés, sőt a közösségépítésben is segít! Van most egy Mozdulj, lendülj közösségük, ami 70% fölötti részvételi aránynál jár, de volt nyomozós játéksorozatuk is, amiben a kollégák majdnem 90%-a részt vett.
Bármit, ami a HR-rel, illetve a cég munkatársaival kapcsolatos, a vállalati applikációban intézhetnek, nézhetnek meg a kollégák (onboarding, asztalfoglalás, szabadságengedély, az összes fontos dokumentum, e-learning-portfólió stb.), de a technológiai mellett az emberi oldal is fontos. „Kell egy ember vagy egy csapat, aki ezt az egészet működteti, ötlettel, élettel tölti meg. A platform és a jó emberek abszolút jó eredményhez vezetnek.”
Munkavállalói aggodalmak és a papírmítosz: a kkv-s digitalizáció kihívásai
A beszélgetés végén szó volt arról is, hogy digitalizációval érkező változás, az újdonságok ellenérzéseket válthatnak ki a szervezetben. Ennek a legjobb ellenszere a hasznosság! Amikor a munkavállaló megtapasztalja, hogy mennyivel egyszerűbb a dolga a digitális adminisztrációval – pl. megnézheti a beosztását, elküldheti a szabadságigényét stb. –, ez a fal is könnyebben leomlik.
A papír kézzelfoghatóságának igénye is nagyon erős még sokakban (ami ki van nyomtatva, az az igaz). Előfordulhat egyfajta kezdeti bizalmatlanság a digitális tartalom hitelességével kapcsolatban, és bizony el kell jutni ezen a skálán odáig, hogy merjünk hinni egy digitális rendszerben vagy egy elektronikus aláírásban. „Türelmesnek kell lennünk, megértenünk, hogy mit jelent a digitalizáció annak, aki a másik oldalon ül, akár munkatárs, akár ügyfél – mondta Havér Balázs. – Szép lassan kell az embereket végigkísérni ezeken, kézen fogva, megnyugtatva őket, hogy nem fog fájni, nem kockázatos, vagy ha van kockázata, azt tudjuk kezelni.”
